tugas ke dua softskiil komunikasi bisnis

PENGROGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

1.      Pengroganisasian melalui outline

Ada dua tahapan dalam pengorganisasian pesan bisnis, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide – ide, dan menetapkan urutan ide – ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati – hati. Selain itu, ada dua pendekatan dalam menentukan urutan pesan bisnis, yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Perbedaannya terletak pada kemunculan ide pokok. Jika dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul di awal sedangkan pada pendekatan tidak langsung, ide pokok muncul di akhir. Setelah itu, kita bisa memilih rencana organisasional yang cocok, misalnya:

1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

Susunan outline yaitu:

a.       Mulai dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Menyatakan poin-oin pendukung yang penting

Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2.      Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, komunikator harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

a.       Pilihlah kata yang sudah dikenal/familier.

b.      Pilihlah kata-kata yang singkat.

c.       Hindari kata-kata yang bermakna ganda.

3.      Membuat kalimat yang efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

1. Kesatuan pikiran
2. Kesatuan susunan
3. Kelogisan

PERENCAAN LAPORAN BISNIS

1.      Pengertian dan jenis laporan bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

a.       Menurut fungsinya.

Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

2. Menurut subyeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut  departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

3. Menurut Formalitasnya.

Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.

Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

4. Menurut keasliannya

1)       Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

2)       Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

3)       Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

4)       Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

5. Menurut frekuensinya

Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan

Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

6. Menurut jenisnya

Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

7. Menurut Kegiatan Projek

Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8. Menurut pelaksanaan Pertemuan

Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.      Bagian pokok dalam laporan bisnis

a.       Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1)      Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2)      Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3)      Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4)      Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5)      Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6)      Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7)      Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8)      Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;

9)      Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10)  Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

b.      Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

c.       Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1)      Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

2)      Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

3)      Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

4)      Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

3.      Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

a.       Eksekutif  yang sibuk,

b.      Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,

c.       Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral

d.      Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,

e.       Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan

f.       Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera

g.      Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a.       Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,

b.      Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),

c.       Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya

d.      Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja

e.       Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

4.      Penulisan laporan singkat

Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.

Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain:

a.       Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

b.      Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

c.       Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

d.      Format memo atau surat.

Perencanaan Laporan Singkat

a.       Penentuan Format dan Panjang Laporan

Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.

1)      Preprinted

Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.

2)      Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.

3)      Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.

4)      Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

a.       Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.

b.      Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.

c.       Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis,

Pengorganisasian Laporan Singkat

a.       Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

1)      Laporan Periodic (berkala)

Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.

2)      Laporan Aktifitas Personal (Individu)

Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.

b.      Pengorganisasian Laporan analitikal

Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.

1)      Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

2)      Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.

3)      Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.

5.      Membuat laporan bisnis yang baik

a.       Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

1)      Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

2)      Laporkan semua fakta yang relevan.

3)      Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

4)      Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

5)      Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

6)      Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

b.      Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

1)      Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

2)      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

3)      Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

4)      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

5)      Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

c.       Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

1)      Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

2)      Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

3)      Kapan suatu laporan dibuat?

4)      Ke mana laporan akan dikirim?

5)      Mengapa suatu laporan dibuat?

6)      Bagaimana sikap pembaca?