komunikasi bisnis

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

1)      Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.

Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:

1.       Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa.

2.       Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.

3.       Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.

2)      Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

1.       Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.

2.       Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.

3.       Penemuan diri (Personal discovery)

4.       Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain

5.       Untuk meyakinkan

6.       Untuk bermain dan menghibur diri

3)      Umpan balik dan Bentuknya

a.       Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1.       Umpan balik hendaknya jujur
Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2.       Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3.       Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4.       Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5.       Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

6.       Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7.       Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

b.      Bentuk-bentuk Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1.      External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2.      Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3.      Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4.      Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5.      Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6.      Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7.      Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8.      Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9.      Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

4)      Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman
komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik.
Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh
seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.

Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan
sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan
orang banyak.
Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan
berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun
dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan
yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut
menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan,
misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum
jelas maksudnya.

5)      Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :

1.      Memelihara iklim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2.      Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.      Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.

4.      Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

5.      Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.
Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

6.      Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :
a. Memahami penerima pesan
b. Menyesuaikan pesan dengan penerima
c. Mengurangi jumlah pesan
d. Memilih saluran atau media yang tepat
e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1)      Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a.       Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.      Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

Ø  Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

Ø  Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

Ø  Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

Ø  Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

Ø  Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.      Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.      Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.      Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b.      Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

2)      Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

a.       Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1.      Mengurangi jumlah pesan

2.      Instruksi yang jelas

3.      Mendelegasikan tanggung jawab

4.      Melatih petugas

b.      Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1.      Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2.      Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1.      Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis

2.      Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

3.      Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

4.      Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf

5.      Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

3)      Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1.      Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

a.       Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.